Πώς γίνεται μία γνωστοποίηση Παραβίασης Προσωπικών Δεδομένων

Σύμφωνα με τον κανονισμό GDPR οι υπεύθυνοι επεξεργασίας, σε περίπτωση που συμβεί περιστατικό παραβίασης προσωπικών δεδομένων από το οποίο ενδέχεται να προκληθεί κίνδυνος στα δικαιώματα και τις ελευθερίες των προσώπων τα οποία αφορά το περιστατικό,οφείλουν να γνωστοποιήσουν το εν λόγω περιστατικό στην Αρχή.

Η γνωστοποίηση πρέπει να υποβάλλεται προς την αρμόδια εποπτική αρχή αμελλητί και, αν είναι δυνατό, εντός 72 ωρών. Η γνωστοποίηση πρέπει να περιέχει ένα σύνολο σχετικών πληροφοριών (φύση/έκταση του περιστατικού, κατηγορίες προσώπων που επλήγησαν, αιτία και συνέπειες αυτού, ενέργειες που έγιναν προς αντιμετώπισή του, κ.ά.). Ακόμα και αν αυτές οι πληροφορίες δεν είναι όλες διαθέσιμες κατά την υποβολή της γνωστοποίησης, αυτή θα πρέπει να υποβληθεί ως αρχική και να ακολουθήσει στο μέλλον, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, επικαιροποίησή της (με υποβολή συμπληρωματικής γνωστοποίησης).

Όταν γνωστοποιούν την παραβίαση στην εποπτική αρχή, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας μπορούν να λαμβάνουν συμβουλές και καθοδήγηση σχετικά με το εάν τα πρόσωπα,τα δεδομένα των οποίων έχουν παραβιαστεί, θα πρέπει να ενημερωθούν. Συγκεκριμένα όταν η παραβίαση ενδέχεται να θέσει σε υψηλό κίνδυνο τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων τα οποία αφορά το περιστατικό, τότε ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ανακοινώνει αμελλητί την παραβίαση και στα πρόσωπα αυτά. Αυτή η ανακοίνωση είναι ανεξάρτητη της προαναφερθείσας γνωστοποίησης στην Αρχή (η οποία γνωστοποίηση στην Αρχή υποβάλλεται ακόμα και αν ο σχετικός κίνδυνος δεν κρίνεται ως υψηλός). Η ανακοίνωση στα φυσικά πρόσωπα θα πρέπει να γίνει με τον πλέον πρόσφορο και αποτελεσματικό τρόπο, με τη μορφή προσωποποιημένης πληροφόρησης και όχι μέσω κάποιας γενικού χαρακτήρα ανακοίνωσης, στο βαθμό που αυτό είναι εφικτό.

Η ανακοίνωση της παραβίασης στα υποκείμενα των δεδομένων επιτρέπει στον υπεύθυνο επεξεργασίας να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους που παρουσιάζονται ως αποτέλεσμα της παραβίασης και τα μέτρα που μπορούν να λάβουν για να προστατευθούν από τις πιθανές συνέπειες.

Αν το περιστατικό δεν μπορεί να προκαλέσει κίνδυνο για τα φυσικά πρόσωπα που αφορά, οπότε και δεν απαιτείται η υποβολή της ως άνω γνωστοποίησης στην Αρχή, ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει σε κάθε περίπτωση να τηρεί δικό του εσωτερικό σχετικό αρχείο.